Ratgeber
 
 

Optimieren von Ablagesystemen

© by Vaniato / shutterstock.com

Jeder Mensch sammelt im Laufe seines Lebens eine Unmenge an Informationen an, die er irgendwie speichern, verwalten und archivieren muss. Gerade in einer Zeit, die immer mehr von der Digitalisierung beherrscht wird, ist es wichtig, den Überblick nicht zu verlieren.

Das papierlose Büro

Täglich erhält man neue und zum Teil wichtige Dokumente mit der Post, vom Arbeitgeber oder von Freunden und Bekannten persönlich. Einige dieser Dokumente müssen aufbewahrt werden und andere möchte man von sich aus behalten. Aus diesem Grund werden diese Unterlagen in großen, schweren Ordner abgeheftet.

Dieser Vorgang ist sicher und bewährt - doch er ist nicht optimiert. Zum Beispiel gibt es für jedes Smartphone (egal ob IOS, Android, BlackberryOS etc.) Apps, mit denen man Dokumente, Notizen und Belege schnell und einfach einscannen kann.

Besonders zu empfehlen sind derzeit Scanbot und SharpScan, da diese Apps die Möglichkeit bieten, die erzeugten Abbilder zu bearbeiten und in einen Cloud-Dienst zu laden.

Die korrekte Beschriftung von Dokumenten

Nachdem alle Dokumente digitalisiert wurden, müssen sie nun auf dem Speichermedium korrekt archiviert werden. Dazu ist eine einheitliche und detaillierte Beschreibung notwendig.

Zu beachten ist, dass man den Namen so formuliert, dass er in einem Link verwendet werden kann. Das heißt, dass statt der Leerzeichen Unterstriche und statt der Umlaute die ausgeschriebene Variante verwendet werden. Ein Beleg eines Tankvorgangs zum Beispiel kann wie folgt beschrieben werden:

Tankbeleg_01_2016-01-13

Bei genauer Betrachtung wird man feststellen, dass an der ersten Stelle die Art des Beleges genannt wurde, anschließend folgt eine Ordnungsnummer und zuletzt das Datum. Dies erleichtert im späteren Verlauf die Suche nach einem bestimmten Dokument.

Die Ordnerstruktur

Eine Ordnerstruktur lässt sich am besten durch das Anlegen von Überordnern (Kategorien) beginnen. Dazu kann man allgemeine Bezeichnungen, wie zum Beispiel "Archiv", "Bilder", "Dokumente", "Projekte", "Videos", verwenden. In diesen Ordner erzeugt man anschlißend Ordner, die ein Thema oder Zeitraum genauer beschreiben. Je genauer man diese Bezeichnungen wählt, desto eher findet man sich am Ende zu Recht.

Um noch einmal auf dem Nutzen der Links zurückzukommen: Verlinkungen dienen in größeren Strukturen dazu, anderen Usern den Weg zu einem bestimmten Dokument zu weisen. Wenn man die vorangegangen Schritte befolgt hat, sollte der Link wie folgt aussehen:

C:\Users\Admin\Documents\2016\Buchhaltung\KFZ\Tankvorgaenge\Belege\Tankbeleg_01_2016-01-13

Zur Erklärung:

C:\ ... ist der Laufwerksbuchstabe

Users\ ... ist der Speicherplatz der Nutzer

Admin\ ... ist der Nutzer

Documents\ ... ist die Kategorie

2016\ ... ist der Zeitraum

Buchhaltung\ ... ist das Thema

Wenn man sich eine Richtlinie erarbeitet hat und diese dauerhaft beibehält, wird man langfristig produktiv arbeiten können und immer von den gesammelten Informationen profitieren können.

IT / Ablagesysteme / Optimieren / Organisation / Archivierung
13.01.2016 · 5.475 Views
[7 Kommentare]

Ratgeber

 
 

Ratgeber

Die besten Prepaid SIM-Karten ohne Vertrag

Heutzutage gibt es Handyanbieter wie Sand am Meer und jeder wirbt damit, die beste und günstigste SIM-Karte zu haben. Der beliebteste und in Deutschland am weitesten verbreitete Prepaid Tarif ist der ALDI TALK Tarif des gleichnamigen Discounters. Doch es gibt noch ... mehr (20)
31. Mai 2016
 

Ratgeber-Suche