Versicherer MÜNCHENER VEREIN baut Personalwesen zu wertschöpfendem HR-Dienstleister um
Reorganisation mit zentraler und Web-basierter HR-Komplettlösung
(pressebox) Wilhelmshaven, 27.04.2015 - Mit der Ablösung der angejahrten Payroll-Lösung zugunsten eines modernen, flexibel erweiterbaren und Web-basierten HR-Systems traf die Versicherungsgruppe MÜNCHENER VEREIN (MV) schon vor Jahren eine richtungsweisende Grundsatzentscheidung. Werner Hirsch, Leiter des Personal-, Sozial- und Rechtswesens der MV-Gruppe, setzte seitdem seine Vision eines effizienten, strategisch aufgestellten und wertschöpfenden HR-Dienstleisters innerhalb des MV konsequent um und verzichtete dabei auf den Einsatz des im eingesetzten SAP-Systems integrierten HCM-Moduls. Stattdessen entschied er sich aus strategischen und Kostengründen für den Einsatz der Software HR Access des Wilhelmshavener HR-Spezialisten Sopra HR Software GmbH, die den Grundstein für den umfassenden Umbau im Personalwesen und die Zusammenführung von insgesamt neun Insellösungen in einem zentralen HR-Portal legte. Heute kommt die Lösung als führendes System für Personalstammdaten, Self-Services und die Kundenkommunikation bei allen rund 800 Mitarbeitern in der aktuellen Releaseversion HR Access 9 zum Einsatz, auf die der "Generationen-Versicherer" in 2014 erfolgreich migrierte.
Die Maßgabe der Unternehmensleitung, die Effizienz des durch eine heterogene Systemlandschaft geprägten Personalwesens zu steigern und gleichzeitig die Personalabteilung zu einem modernen, wertschöpfenden Dienstleister der Gruppe zu entwickeln, setzte beim MV einen Umdenkprozess in Gang. Um die manuellen Tätigkeiten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu automatisieren, beschloss Personal-Leiter Werner Hirsch zunächst, das seit 2000 eingesetzte Payroll-System durch eine neue, zeitgemäße HR-Software zu ersetzen. Die neue Lösung sollte perspektivisch nicht nur kostengünstig flexible Erweiterungsmöglichkeiten für die Integration der HR-Systemlandschaft bieten, sondern auch auf einer technologisch modernen und Web-fähigen Architektur aufsetzen. Diese Anforderungen sah Werner Hirsch jedoch bei dem HR-Modul der beim MV eingesetzten SAP-Lösung nicht erfüllt. Stattdessen sprach er sich für die vollständig auf Basis von Webtechnologien entwickelte HR Access Lösung von Sopra HR Software aus - und der Vorstand gab für die Einführung grünes Licht.
Konsolidierung der HR-Systemlandschaft
So wurde dann zunächst das Abrechnungssystem von Sopra HR Software samt Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung und automatisiertem Bewerbermanagement in den Produktivbetrieb überführt. Doch auch bei den übrigen acht fachbereichsspezifischen HR-Systemen offenbarte sich aufgrund des aufwändigen Schnittstellengefüges und den hohen Wartungsgebühren dringender Handlungsbedarf. "Der Aufwand für die Schnittstellenpflege, Plausibilitätskontrollen und Mehrfacheingaben ging hier gefühlt ins Uferlose", fasst Werner Hirsch die Situation zusammen. "Hier bot uns das Sopra HR Software System völlig neue Möglichkeiten. Das breite Funktionsspektrum, die standardmäßige Auslieferung des Source-Codes und die Bereitstellung einer entsprechenden Entwicklungsumgebung durch den Hersteller ebneten uns schließlich den Weg, unsere Lösungen u.a. für Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle, Stellenplanung, Skillmanagement, Seminarverwaltung und die betriebliche Altersvorsorge in einer integrierten HR-Komplettlösung zentral zusammenzuführen."
Entwicklung neuer Module für das Facility Management
Neue Vorgaben des Vorstandes, auch die Facility Management Systeme im Personalwesen anzusiedeln, konnten dank des Baukasten-Systems der HR-Software ebenfalls effizient umgesetzt werden. "Da das HR-System die technischen Möglichkeiten dafür hergab und auch kostenmäßig die naheliegendste Lösung darstellte, haben wir in einem Pilotprojekt kurzerhand eigene Module für die Raumverwaltung, das Zeichnungsarchiv, Störmeldesystem, die Flächennormierung und Schlüsselverwaltung entwickelt. Die Prozess-Map wurde dabei von uns geschrieben und schließlich mit den Sopra HR Software Spezialisten in die Lösung überführt - vollständig releasefähig und zukunftssicher dank der gekapselten Entwicklungsumgebung", erläutert Personalreferent Robert Oesterlein, der als Softwareexperte das Projekt leitete. "So haben wir gemeinsam eine umfassende, zentrale und vollständig integrierte Komplettlösung geschaffen, die nicht nur zu den geringsten Kosten umgesetzt werden konnte, sondern auch auf die individuellen Anforderungen unseres Hauses und unserer Branche abgestimmt ist."
Einführung von Mitarbeiter- und Führungskräfte-Terminals (ESS-/MSS-Portal)
Mit der Einführung eines Kiosk-Systems für Mitarbeiter und Führungskräfte auf Basis der HR Access Suite wurden bei MV ebenfalls diverse Personal-Prozesse dorthin verlagert, wo sie den geringsten administrativen Aufwand verursachen. Dank der Self-Service-Plattform können so Mitarbeiter in Eigenregie etwa Gehaltsabrechnungen abrufen, Personaleinsatzpläne verwalten, ihre Zeiterfassung abwickeln, Stammdaten ändern sowie Urlaubs- oder Fortbildungsanträge stellen. Fach- und Führungskräfte können über ihr Dashboard bequem Auswertungen vornehmen oder an den Prozessen zur Einsatzplanung, Budgetierung oder Personalentwicklung mitwirken. Auch die Recruiting-, Informations- und Freigabe-Prozesse werden heute komplett über das Kiosk-System gesteuert - von der Ausschreibung des Fachbereiches und Freigabe-Workflows über die Stellenausschreibung und Bewerberverwaltung bis zum Auswahlprozess sowie der Vertragsphase.
IT-Kosten halbiert und Wertschöpfung erhöht
"Probleme mit unserer Datenqualität haben wir seither nicht mehr. Durch den Wegfall der aufwändigen Schnittstellen konnten wir unsere IT-Abteilung nicht nur nachhaltig entlasten, sondern ebenfalls unsere jährlichen IT-Kosten im HR-Bereich halbieren. Auch auf Prozessebene und in der Verwaltung konnten wir mit der Umstellung viele Zeit- und Kostenfresser eliminieren und unsere Informationswege verkürzen. So wird etwa die betriebliche Altersversorgung seither über einen vollautomatisierten Datenkreislauf mit dem Versicherungs-Hostsystem realisiert und die Reisekostenabrechnung sowie der Recruiting-Prozess enorm vereinfacht", gibt Werner Hirsch ein Beispiel. "Den größten Vorteil aber sehe ich darin, dass wir nun den Wechsel vom Verwaltungsapparat zu einem serviceorientierten Dienstleister erfolgreich vollzogen haben, der proaktiv zur Wertschöpfung des gesamten Unternehmens beiträgt. So konnten wir mit der Reorganisation unserer Prozess- und Lösungslandschaft schließlich den Stellenwert der HR-Abteilung deutlich steigern. Aber auch neuen Anforderungen durch Vorgaben der Unternehmensführung können wir heute dank eines sehr flexiblen Systems sehr gelassen entgegen sehen."
Digitale Personalakten für 2015 auf der Agenda
Heute kommt beim MV die HR Access Lösung in der Version 9 zum Einsatz, auf die in der ersten Jahreshälfte 2014 migriert wurde. Für 2015 stehen beim MV insbesondere Optimierungen auf Prozessebene und die Digitalalisierung der Personalakten u.a. für den Innendienst, die Rentner und Pensionäre sowie die gut 6.000 Vermittler an.
Die Maßgabe der Unternehmensleitung, die Effizienz des durch eine heterogene Systemlandschaft geprägten Personalwesens zu steigern und gleichzeitig die Personalabteilung zu einem modernen, wertschöpfenden Dienstleister der Gruppe zu entwickeln, setzte beim MV einen Umdenkprozess in Gang. Um die manuellen Tätigkeiten rund um die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu automatisieren, beschloss Personal-Leiter Werner Hirsch zunächst, das seit 2000 eingesetzte Payroll-System durch eine neue, zeitgemäße HR-Software zu ersetzen. Die neue Lösung sollte perspektivisch nicht nur kostengünstig flexible Erweiterungsmöglichkeiten für die Integration der HR-Systemlandschaft bieten, sondern auch auf einer technologisch modernen und Web-fähigen Architektur aufsetzen. Diese Anforderungen sah Werner Hirsch jedoch bei dem HR-Modul der beim MV eingesetzten SAP-Lösung nicht erfüllt. Stattdessen sprach er sich für die vollständig auf Basis von Webtechnologien entwickelte HR Access Lösung von Sopra HR Software aus - und der Vorstand gab für die Einführung grünes Licht.
Konsolidierung der HR-Systemlandschaft
So wurde dann zunächst das Abrechnungssystem von Sopra HR Software samt Personalverwaltung, Reisekostenabrechnung und automatisiertem Bewerbermanagement in den Produktivbetrieb überführt. Doch auch bei den übrigen acht fachbereichsspezifischen HR-Systemen offenbarte sich aufgrund des aufwändigen Schnittstellengefüges und den hohen Wartungsgebühren dringender Handlungsbedarf. "Der Aufwand für die Schnittstellenpflege, Plausibilitätskontrollen und Mehrfacheingaben ging hier gefühlt ins Uferlose", fasst Werner Hirsch die Situation zusammen. "Hier bot uns das Sopra HR Software System völlig neue Möglichkeiten. Das breite Funktionsspektrum, die standardmäßige Auslieferung des Source-Codes und die Bereitstellung einer entsprechenden Entwicklungsumgebung durch den Hersteller ebneten uns schließlich den Weg, unsere Lösungen u.a. für Zeitwirtschaft und Zutrittskontrolle, Stellenplanung, Skillmanagement, Seminarverwaltung und die betriebliche Altersvorsorge in einer integrierten HR-Komplettlösung zentral zusammenzuführen."
Entwicklung neuer Module für das Facility Management
Neue Vorgaben des Vorstandes, auch die Facility Management Systeme im Personalwesen anzusiedeln, konnten dank des Baukasten-Systems der HR-Software ebenfalls effizient umgesetzt werden. "Da das HR-System die technischen Möglichkeiten dafür hergab und auch kostenmäßig die naheliegendste Lösung darstellte, haben wir in einem Pilotprojekt kurzerhand eigene Module für die Raumverwaltung, das Zeichnungsarchiv, Störmeldesystem, die Flächennormierung und Schlüsselverwaltung entwickelt. Die Prozess-Map wurde dabei von uns geschrieben und schließlich mit den Sopra HR Software Spezialisten in die Lösung überführt - vollständig releasefähig und zukunftssicher dank der gekapselten Entwicklungsumgebung", erläutert Personalreferent Robert Oesterlein, der als Softwareexperte das Projekt leitete. "So haben wir gemeinsam eine umfassende, zentrale und vollständig integrierte Komplettlösung geschaffen, die nicht nur zu den geringsten Kosten umgesetzt werden konnte, sondern auch auf die individuellen Anforderungen unseres Hauses und unserer Branche abgestimmt ist."
Einführung von Mitarbeiter- und Führungskräfte-Terminals (ESS-/MSS-Portal)
Mit der Einführung eines Kiosk-Systems für Mitarbeiter und Führungskräfte auf Basis der HR Access Suite wurden bei MV ebenfalls diverse Personal-Prozesse dorthin verlagert, wo sie den geringsten administrativen Aufwand verursachen. Dank der Self-Service-Plattform können so Mitarbeiter in Eigenregie etwa Gehaltsabrechnungen abrufen, Personaleinsatzpläne verwalten, ihre Zeiterfassung abwickeln, Stammdaten ändern sowie Urlaubs- oder Fortbildungsanträge stellen. Fach- und Führungskräfte können über ihr Dashboard bequem Auswertungen vornehmen oder an den Prozessen zur Einsatzplanung, Budgetierung oder Personalentwicklung mitwirken. Auch die Recruiting-, Informations- und Freigabe-Prozesse werden heute komplett über das Kiosk-System gesteuert - von der Ausschreibung des Fachbereiches und Freigabe-Workflows über die Stellenausschreibung und Bewerberverwaltung bis zum Auswahlprozess sowie der Vertragsphase.
IT-Kosten halbiert und Wertschöpfung erhöht
"Probleme mit unserer Datenqualität haben wir seither nicht mehr. Durch den Wegfall der aufwändigen Schnittstellen konnten wir unsere IT-Abteilung nicht nur nachhaltig entlasten, sondern ebenfalls unsere jährlichen IT-Kosten im HR-Bereich halbieren. Auch auf Prozessebene und in der Verwaltung konnten wir mit der Umstellung viele Zeit- und Kostenfresser eliminieren und unsere Informationswege verkürzen. So wird etwa die betriebliche Altersversorgung seither über einen vollautomatisierten Datenkreislauf mit dem Versicherungs-Hostsystem realisiert und die Reisekostenabrechnung sowie der Recruiting-Prozess enorm vereinfacht", gibt Werner Hirsch ein Beispiel. "Den größten Vorteil aber sehe ich darin, dass wir nun den Wechsel vom Verwaltungsapparat zu einem serviceorientierten Dienstleister erfolgreich vollzogen haben, der proaktiv zur Wertschöpfung des gesamten Unternehmens beiträgt. So konnten wir mit der Reorganisation unserer Prozess- und Lösungslandschaft schließlich den Stellenwert der HR-Abteilung deutlich steigern. Aber auch neuen Anforderungen durch Vorgaben der Unternehmensführung können wir heute dank eines sehr flexiblen Systems sehr gelassen entgegen sehen."
Digitale Personalakten für 2015 auf der Agenda
Heute kommt beim MV die HR Access Lösung in der Version 9 zum Einsatz, auf die in der ersten Jahreshälfte 2014 migriert wurde. Für 2015 stehen beim MV insbesondere Optimierungen auf Prozessebene und die Digitalalisierung der Personalakten u.a. für den Innendienst, die Rentner und Pensionäre sowie die gut 6.000 Vermittler an.
