Firmenwagen – Das sollten Selbstständige beachten

Der Firmenwagen ist für Selbstständige, kleine und mittelständige Unternehmen, Freiberufler oftmals unerlässlich, insbesondere, wenn es um die Anlieferung von Waren, regelmäßige Außendiensttermine mit Kunden und den Transport von Materialien und Werkzeug zur Durchführung von handwerklichen, baulichen oder technischen Maßnahmen geht.

Unternehmen, die Mitarbeiter beschäftigen, stellen oftmals einen Dienstwagen zur Verfügung. Das hat praktische aber auch imagefördernde Gründe. Image und Werbung sind ebenfalls Aspekte, die für einen Firmenwagen sprechen.

Doch gerade bei Existenzgründern und Selbstständigen in der Entwicklungsphase sollte die Anschaffung gut abgewogen werden, die steuerliche Zuordnung ist wichtig in Bezug auf die Betriebsausgaben. Wie wird das Geschäftsfahrzeug finanziert oder bietet Leasing die besseren Optionen für Selbstständige? Viele Fragen, auf die der Artikel Antworten liefert.

Anschaffung eines Firmenwagens: Kosten-Nutzen-Rechnung

Die Anschaffung eines Geschäftsfahrzeuges richtet sich wesentlich nach der Branche und der expliziten Notwendigkeit. Handwerker, Transportunternehmen, Zustelldienste, Hol- und Bringdienste, mobile Dienstleister, die ihre Kunden zuhause oder in den betrieblichen Einrichtungen aufsuchen, sind mit einem eigenen Firmenwagen gut beraten. Dieser muss den Anforderungen an Größe und Platzangebot entsprechen und sollte den Zweck bestens bedienen. Selbstständige in beratenden Berufen, Immobilien-und Versicherungsmakler sowie Dienstleister in anderen Branchen sollten die Notwendigkeit des Firmenwagens in ein Kosten-Nutzen-Verhältnis setzen, denn dann können sie auch steuerlich von der Investition und den Unterhaltskosten profitieren. Für die Zuordnung zum Privat- oder Geschäftsvermögen und damit die steuerliche Behandlung des Firmenwagens ist ausschlaggebend, ob die betriebliche oder private Nutzung überwiegt.

Wer Mitarbeiter beschäftigt, die viel im Außendienst unterwegs sind, der schafft Anreize mit einem Dienstwagen, der privat genutzt werden kann. Auch hier gilt es, den steuerlichen Aspekt im Auge zu haben.

Die Anschaffungs- und Unterhaltskosten sind von Modell, Marke, Ausstattung, Leistungsparametern abhängig. Die Überschätzung der eigenen finanziellen Möglichkeiten ist keine gute Ausgangssituation. Nur Unternehmen oder Selbstständige, die relativ sicher mit beiden Beinen und erfolgreich im Geschäftsleben stehen, sollten einen Firmenwagen oder Dienstwagen für Angestellte mit einem Prestigeobjekt gleichsetzen. Alles andere kostet nur Geld und treibt in die roten Zahlen.

Steuerliche Behandlung - Das sollten Selbstständige wissen

Die Entscheidung für oder gegen einen Firmenwagen setzt voraus, dass die steuerliche Behandlung und die Möglichkeit der steuerlichen Absetzung bekannt sind. Die nachfolgenden Informationen stellen keine steuerliche Beratung dar und ersetzen diese auch nicht. Wir empfehlen daher, sich mit einem Steuerberater über die Optionen zu besprechen.

Zunächst gilt es zu klären, ob der Firmenwagen steuerlich zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen gerechnet werden kann. Nur wenn der Firmenwagen dem Betriebsvermögen zugeschrieben wird, sind die Kosten der Anschaffung, des Unterhalts und der Nutzung steuerlich als Betriebsausgaben voll abzugsfähig. Um das festzulegen, muss die betriebliche und private Nutzung klar aufgeteilt sein. Es finden sich dazu folgende Regelungen im Steuerrecht:

• Betriebliche Nutzung beträgt mehr als 50%: Zuordnung zum Betriebsvermögen, alle Abschreibungen und Aufwendungen können in voller Höhe als Betriebsausgaben geltend gemacht werden
• Betriebliche Nutzung beträgt zwischen 10% und 50%: Der Selbstständige hat ein Wahlrecht, ob er den Firmenwagen dem Privatvermögen oder dem Betriebsvermögen zurechnen möchte. Die Aufwendungen können im Anteilsverhältnis der betrieblichen Nutzung als Betriebsausgaben angesetzt werden.
• Die betriebliche Nutzung beträgt weniger als 10%: Das Fahrzeug ist dem Privatvermögen zuzurechnen, was bedeutet, dass Aufwendungen nicht als Betriebsausgaben verbucht werden dürfen. Ausnahme: Stehen laufende Betriebskosten direkt mit unternehmerischen Fahrten in Verbindung, so ist der betreffende Anteil als Betriebsausgaben zu verbuchen.

Um betriebliche und private Nutzungsanteile des Firmenwagens zu ermitteln, ist ein Fahrtenbuch die richtige Lösung und je nach Besteuerung des Privatanteils auch erforderlich. Die Fahrten von der Wohnung zur Betriebsstätte werden der betrieblichen Nutzung zugeschrieben.

Das Fahrtenbuch wird zeitnah geführt und muss folgende Daten enthalten:

• Datum, Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder betrieblichen/beruflich veranlassten Fahrt
• Reiseziel und Route (auch Umwege sind hier genauestens anzugeben)
• Reisezweck mit Hinweis zu den aufgesuchten Geschäftspartnern
• Private Fahrten sind ebenfalls ordnungsgemäß einzutragen und mit dem entsprechenden Vermerk „Private Fahrt“ zu kennzeichnen

Neben dem klassischen gegenständlichen Fahrtenbuch mit handschriftlichen Eintragungen kommen auch Softwarelösungen oder elektronische Fahrtenbücher in Frage.

Versteuerung des privaten Nutzungsanteils bei Firmenwagen

Wird der Firmenwagen auch für private Fahrten des Selbstständigen genutzt, so ergibt sich aus steuerlicher Sicht ein geldwerter Vorteil, so dass der Privatanteil ebenfalls zu versteuern  ist. Hier hat der Steuerpflichtige ein Wahlrecht:

Pauschale Besteuerung nach der 1%-Regelung

Wird kein Fahrtenbuch geführt, so kann der Selbstständige die pauschale Besteuerung nach der so genannten 1%-Regelung in Anspruch nehmen. Als geldwerter Vorteil bzw. Privatanteil wird hier 1% vom Bruttolistenpreis des Fahrzeuges (Zeitpunkt der Erstzulassung) plus Sonderausstattung angesetzt. Werden Fahrten zwischen Wohnung und Betriebsstätte berücksichtigt, so sind 0,03 % des Bruttolistenpreises zzgl. Sonderausstattung pro Entfernungskilometer als monatlicher Wert anzusetzen, von dem die Entfernungspauschale abgezogen wird.

Versteuerung nach den Daten im Fahrtenbuch

Alternativ dazu kommt die Versteuerung nach den Daten im Fahrtenbuch in Betracht. Der tatsächliche private Nutzungsanteil ist zu ermitteln und als Besteuerungsgrundlage anzusetzen.

Steuerliche Behandlung beim Dienstwagen mit privater Nutzung

Stellt der Selbstständige oder das Unternehmen seinen Mitarbeitern einen Dienstwagen zur Verfügung, der auch die private Nutzung einschließt, so profitiert der Arbeitnehmer ebenfalls von einem geldwerten Vorteil, den er wiederum versteuern muss. Dies geschieht über die monatliche Lohnabrechnung. Auch hier kommt die 1% Regelung zur Anwendung. Die Aufwendungen für das Fahrzeug kann der Selbstständige jedoch komplett als Betriebsausgaben verbuchen.Ist eine entgeltliche Überlassung des Fahrzeuges zur privaten Nutzung vereinbart, wird die Abrechnung des Privatanteils anhand eines Fahrtenbuches durchgeführt, das alle betrieblichen und privaten Fahrten aufzeichnet, um die korrekte Versteuerung vorzunehmen. Verlässt der Mitarbeiter den Betrieb, so ist der Dienstwagen an das Unternehmen zurückzugeben. Ist das Fahrzeug zu diesem Zeitpunkt mit Schäden oder vom Arbeitnehmer zu vertretenen Mängeln behaftet, kann das Unternehmen Kostenersatz verlangen. Dies gilt nicht für Schäden, die der Arbeitnehmer nicht zu vertreten hat.

Kauf aus liquiden Mitteln, Autokredit oder Leasing auch steuerlich abwägen

Wie kann sich die Anschaffung eines Firmenwagens in finanzieller Hinsicht gestalten? Kauf oder doch lieber Leasing? Hier sollte die Entscheidung unter Berücksichtigung der steuerlichen Aspekte und der Liquidität getroffen werden.

Der Kauf ermöglicht bei Barzahlung einen ordentlichen Rabatt, jedoch schlägt sich die Investition direkt auf das Betriebsvermögen nieder und verringert die Liquidität. Die Finanzierung mittels Autokredit oder Darlehen verringert zwar die Eigenkapitalquote, schont jedoch die Liquidität, so Sten Köppe von AutokrediteVergleich.de. Als Betriebsausgaben können bei einem gekauften oder durch Kredit finanzierten Fahrzeug die Abschreibungen nach der AfA-Tabelle, die laufenden Betriebskosten und Zinsen für den Fahrzeugkredit geltend gemacht werden.

Leasing verursacht keinen direkten Bilanzierungsposten im Betriebsvermögen und ist daher liquiditätsschonend. Die monatliche Belastung setzt sich aus der Leasingrate und den Fixkosten für den Firmenwagen zusammen. In diesem Fall sind sowohl die Leasingrate als auch die Betriebskosten monatlich sowie eine Leasingsonderzahlung vollumfänglich als Betriebsausgaben ansetzbar.

Ob Leasing die richtige Lösung sein kann richtet sich weiterhin nach folgenden Kriterien:

• Preisdifferenz Leasing gegenüber Kauf
• Höhe der Leasingsonderzahlung
• Vertragslaufzeit, Option auf spätere Laufzeitverlängerung
• Höhe der Monatsrate
• Art des Leasings: Restwertleasing/Kilometerleasing und entsprechend zu erwartende Restwerte
• Kaufoption zum späteren Erwerb
• Kündigungsregelungen, z.B. vorzeitige Kündigung